Quando si avvia un progetto, è bene comunicarlo allo staff interno coinvolto con ruoli specifici. Per farlo basterà una comunicazione interna che prende il nome di “lettera d’incarico”. Qui presentiamo un modello (in italiano e in inglese).
La lettera dovrebbe contenere queste informazioni:
- dati essenziali del progetto (titolo, programma di finanziamento, durata e breve descrizione),
- ruolo e fnzioni della persona incaricata,
- coordinatore di progetto cui la persona deve fare riferimento.
Inoltre, il documento contiene due dati essenziali ai fini della rendicontazione:
- il monte ore riconosciuto per la persona incaricata, espresso in numero di giornate full time (nell’esempio, di 8 ore),
- l’assenza di compenso aggiuntivo per l’incarico assegnato.
Il primo dato serve some riferimento per la stima preventiva del carico di lavoro, che dovrà poi essere dimostrato in rendicontazione attraverso i timesheet.
Il secondo punto spiega come si dovrà calcolare il costo orario / giornaliero della persona incaricata: ossia stimando il costo sulla base del contratto ordinario.
La clausola serve anche a chiarire tra l’organizzazione e il dipendente che l’inserimento nel progetto non dà titolo a compensi aggiuntivi, e che le attività di progetto devono comunque essere svolto all’interno dell’orario usuale di lavoro.
Il documento dovrà essere firmato dal dipendente e dal responsabile dell’organizzazione in tre copie: una per il collaboratore, una per l’organizzazione e una di sicurezza (per eventuale invio in fase di rendicontazione).
Il documento può essere stilato in italiano o in inglese. Nel secondo caso, si facilita la sua lettura alla Commissione Europea. Se il collaboratore non conosce l’inglese, è preferibile utilizzare la versione in italiano per correttezza verso il lavoratore e allegare una traduzione in inglese (non firmata) per facilitarne la lettura.
Modello in italiano
Modello in inglese