Un progetto vive di incontri più o meno formali, in cui le persone coinvolte discutono, si confrontano e prendono decisioni.
Per gli incontri più importanti e in particolare per quelli in cui sono coinvolti membri in rappresentanza di diverse organizzazioni partner, è bene redigere un verbale. Si tratta di un resoconto esauriente dell’incontro avvenuto.
Il modello proposto mette in evidenza tutti gli elementi fondamentali:
- luogo e data dell’incontro
- persone presenti
- ordine del giorno
- temi discussi
- decisioni prese
- compiti assegnati
- documentazione consegnata in occasione dell’incontro
- luogo e data del prossimo incontro (in via provvisoria).
Se possibile, è preferibile compilare il verbale prima della chiusura dell’incontro, per darne una lettura a voce alta, farlo approvare e firmare da parte dei presenti.In tal caso, il verbale può sostituire il foglio presenze.
L’eventuale approvazione può avvenire anche successivamente all’incontro, specie se non è possibile preparare il verbale prima della chiusura del meeting.
Nel caso di incontri brevi con persone esterne al progetto, può essere utile predisporre un breve verbale, da scrivere a mano, che funga sia da resoconto dell’incontro, sia da testimonianza dell’incontro avvenuto. Ciò vale soprattutto nei casi in cui non si preveda di re-incontrare le persone nuovamente.
Qui sotto proponiamo perciò un verbale sintetico, che può essere utilizzato in queste occasioni.